Cobranza y finanzas, accesos y seguridad, vida en comunidad y operación. Aquí está cada módulo con lo que resuelve y un enlace a la interfaz donde se usa: la app de residente, el backoffice de administración o la consola de caseta y lobby.
Cada condominio activa solo los módulos que necesita, y puede sumar otros después.
Todo empieza por saber quién debe. Estos módulos llevan la cuota del cargo al pago, del pago al recibo y del recibo al reporte del comité, con el dinero directo en la cuenta del condominio.
Configuras las cuotas ordinarias y extraordinarias, fijas o por indiviso, y cada unidad recibe su cargo con su vencimiento. El residente paga desde el teléfono con SPEI o con tarjeta, todo lo pendiente u otro monto, y nadie vuelve a mandar la foto del comprobante. Los recordatorios de pago salen solos, antes y después del vencimiento, por la app, WhatsApp y correo.
Cada unidad con su estado de cuenta al día: cargos, pagos, saldo y un recibo por cada pago, con CFDI cuando se necesita. El saldo sale de los cargos y los pagos, así que siempre cuadra, y el «¿cuánto debo?» se contesta sin escribirle a nadie.
El residente autoriza una vez y su cuota de mantenimiento se cobra sola cada mes, a su tarjeta o a su cuenta bancaria. Quien domicilia no se atrasa por olvido, y tú sabes de antemano qué parte de la cobranza va a llegar.
Cada unidad tiene su referencia y su CLABE, así que cada SPEI, cada pago con tarjeta y cada cobro domiciliado se identifica y se aplica solo a la unidad correcta, con su recibo. Tú revisas únicamente la bandeja de excepciones.
Publicas el reglamento y cada multa se levanta contra uno de sus artículos, con fotos de evidencia, y pasa por tu revisión antes de cobrarse. El residente la paga o la apela desde su app, y los recargos por adeudo corren solos, con las reglas del condominio.
Ingresos, egresos, cuentas bancarias y pagos a proveedores en un solo libro, con requisiciones que se autorizan y depósitos en garantía que se retienen o se liberan. El comité o mesa directiva lo consulta con su propio acceso, sin tener que pedírtelo.
El reporte operativo del mes, con los módulos que elijas, en PDF para la junta y la asamblea o en CSV para tu contador. Sale de los mismos datos con los que trabajaste todo el mes: no hay dos versiones de la misma cuenta.
Con las cuentas claras, sigue la puerta: quién entra, a qué unidad y cuándo, desde el pase que manda el residente hasta la bitácora que revisa la administración. Y si alguien necesita ayuda, su torre se entera al instante.
Las visitas con pase, los servicios que el residente espera, como el gas o una entrega, y quien llega sin pase, registrado a mano con su placa y su cajón. La caseta deja de llamar a la unidad para preguntar si alguien puede pasar.
El residente invita y Otochi genera un pase con QR y código corto que se comparte por WhatsApp, por correo o con un enlace. La visita no instala nada, y la caseta lo valida en segundos, aun sin internet.
Para quien entra seguido, como la persona del aseo o la mamá: días, horario y entradas por día, con un código que cambia cada minuto y vence a los 6 meses. Si llega sin batería, el código hablado de respaldo le abre.
La tableta de vigilancia: lee el QR, responde en grande si la persona puede pasar y registra a quien llega sin pase. Sigue validando aunque se caiga el internet, y un toque equivocado se deshace en 30 segundos.
Cada entrada y cada salida, con su hora, su placa, su permanencia y el guardia que la registró, con QR o a mano. La tasa de cierre te dice si la caseta registra las salidas, no solo las entradas, y todo se filtra y se exporta.
Si algo pasa en casa, el residente toca un botón y el lobby de su torre se pone en rojo, con sirena y el número de la unidad, hasta que alguien responde «Voy en camino». Los lobbies de las otras torres reciben su teléfono para llamarle.
La recepción en una pantalla: buscas al residente por unidad o por nombre y, desde su ficha, reservas, anuncias una visita o levantas un reporte. Alrededor, el turno completo: quién está adentro, los paquetes, las amenidades en uso y las alertas de su torre.
Un condominio no solo cobra y abre la pluma. Aquí viven las reservas, los avisos, las quejas y lo que pasa entre vecinos, con seguimiento y fuera del grupo de WhatsApp.
La alberca, el asador o el salón se apartan desde la app, con su cupo en tiempo real, sus reglas, sus invitados y sin traslapes. Tú das de alta cada amenidad por torre y validas lo que lo necesita, y el lobby ve qué está en uso.
Avisos para todo el condominio, una torre o un grupo de residentes, con adjuntos y vigencia, en la app, por WhatsApp y por correo. Con el acuse «Enterado» y el reporte de lectura, sabes quién lo vio y nadie puede decir que no le avisaron.
Los eventos del condominio, como un corte de agua, un mantenimiento o una asamblea, cada uno con su estado y su cadena de comunicados: aviso inicial, actualizaciones, recordatorio y cierre, programados desde el primer aviso.
La gotera del pasillo se reporta por categoría y con fotos, y tiene folio, estado y respuesta en la misma ficha. El residente sabe en qué va sin preguntar, y ningún reporte se pierde en el chat.
Proveedores recomendados cerca del condominio, por categoría, para llamar, escribir por WhatsApp o copiar el teléfono en un toque. La lista la arma la administración, y el «¿alguien tiene un plomero?» ya tiene respuesta en la app.
Y lo que sostiene todo lo anterior: el dashboard que pone primero lo urgente, la paquetería, el directorio y la presencia, sobre una sola base que sirve a varios condominios y a todas sus pantallas a la vez.
La pantalla de inicio del backoffice abre con «Por atender»: paquetes vencidos, pagos por conciliar, multas por revisar, reservas por validar y comunicados que salen hoy, con nombre y unidad. Lo que no tiene pendientes baja a «Al día».
La caseta o el lobby registran el paquete y el residente recibe el aviso en ese momento, en la app y por WhatsApp. Cada paquete tiene su plazo de resguardo sin costo según su tamaño, y al vencer se avisa la multa que marque el reglamento.
El expediente de cada unidad: sus residentes, los integrantes del hogar, los cajones, los vehículos con placa y foto, y las mascotas. Se carga desde una plantilla de Excel, se busca por nombre, torre o unidad, y cada residente lo mantiene al día desde su app.
Quién está dentro del condominio en este momento: visitas, proveedores, servicios y personal, con su unidad y cuánto llevan. En un simulacro o ante el «¿ya se fue el técnico?», la lista está al día y se exporta en un clic.
Cada residente mantiene en su perfil su foto, los integrantes del hogar, sus vehículos con placa y foto, sus cajones y sus mascotas. La caseta y el lobby reconocen a cada quien, y el padrón deja de ser una hoja de cálculo que nadie actualiza.
Todos tus condominios en una cuenta: cambias de uno a otro sin cerrar sesión, y cada uno conserva sus datos, su comité, su personal, sus roles y sus módulos, sin cruzarse. Lo que un condominio no activa no aparece en ninguna de sus pantallas.
La app de residente, el backoffice y las consolas de caseta y lobby trabajan sobre la misma información: un pago, un pase revocado o una alerta aparecen en todas las pantallas en cuanto ocurren, sin recargar.
Sigue recorriendo
Cada módulo vive en una o varias interfaces. Entra a cada una para verlo con sus pantallas.
Te mostramos Otochi con un condominio de ejemplo y armamos contigo el arranque del tuyo.