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Agenda una demo

Backoffice de administración y comité · En el escritorio

La administración del condominio, con lo urgente primero.

El backoffice junta la cobranza, la conciliación, los comunicados, las amenidades, la paquetería y los accesos en una sola pantalla. Empiezas el día por lo que hay que atender, cierras el mes con el reporte listo para el comité y llevas uno o varios condominios desde la misma cuenta.

Agenda una demo Recorre el backoffice
Dashboard por prioridad del backoffice: «Por atender» con cada caja abierta (paquetes en caseta, multas por revisar, pagos por conciliar, reservas por validar, comunicados por enviar y morosidad) y los números del mes.

Para empezar el día

Abres el backoffice y ya sabes qué sigue.

Nada de recorrer diez pantallas para encontrar lo pendiente: lo que necesita tu atención te espera en la primera, ordenado por urgencia.

Dashboard por prioridad

Lo urgente arriba. Lo que está al día, abajo y sin hacer ruido.

Es la pantalla de inicio del backoffice. Arriba va «Por atender»: cada pendiente en su caja, con cuántos son y cuál vence primero. Debajo, los números del mes, y al final, lo que está «Al día».

En el día a día

Ya no empiezas la mañana revisando el chat de la caseta, el correo y la hoja de cobranza para adivinar qué se quedó atorado. Si hay un paquete vencido, un pago por confirmar o un comunicado que sale hoy, está arriba, con nombre y unidad.

  • Seis cajas de pendientes: paquetes en caseta, multas por revisar, pagos por conciliar, reservas por validar, comunicados por enviar y morosidad.
  • Cada caja se abre ahí mismo, con la unidad, el residente y el plazo: «B-105 · Daniel Ochoa · Vencido hace 12 h».
  • Acciones sin salir del dashboard, como enviar un comunicado que ya estaba programado.
  • Los números del mes: recaudación contra la meta, morosidad, visitas de hoy y avisos activos.
  • Los últimos pagos recibidos y las reservaciones del día, cada uno con su estado.
  • Lo que no tiene pendientes baja a «Al día» para no distraerte.
Lo usa
Administración
Dónde
Backoffice
Dashboard por prioridad de Torre Alta Residencial, como se abre: «Por atender · 6» con paquetes en caseta (3, dos vencidos), multas por revisar (2), pagos por conciliar (1, $2,500.00), reservas por validar (1), comunicados por enviar (5) y morosidad (3 unidades); abajo, la recaudación del mes de $452,000 (85 % de la meta), la morosidad, las visitas de hoy y los avisos activos.
El dashboard de Torre Alta Residencial: seis pendientes por atender arriba y los números del mes abajo. Ver el dashboard completo, con cada caja abierta el dashboard con cada caja abierta

Cobranza

La cobranza, del cargo al recibo.

Es el centro de Otochi. Emites los cargos una vez, el residente paga como le acomode y cada peso cae en su unidad, con su recibo. Lo que antes era una semana de conciliación se vuelve una bandeja con lo poco que no cuadra.

Cuotas y pagos

Emite las cuotas del mes de una vez, a todas las unidades.

Configuras las cuotas del condominio y Otochi genera el cargo de cada unidad en cada periodo, con su vencimiento. Los pagos llegan con SPEI, con tarjeta o domiciliados; los que recibes en efectivo o con depósito los registras tú, con su comprobante.

En el día a día

Se acabó capturar cuota por cuota en una hoja de cálculo y perseguir comprobantes por WhatsApp. En una sola tabla ves qué está conciliado, qué falta confirmar y quién no ha pagado.

  • Cuotas ordinarias y extraordinarias, obligatorias o voluntarias, cada una con su fecha de vencimiento.
  • Monto fijo por unidad o calculado por indiviso.
  • Cargos por lote: una cuota extraordinaria a todo el condominio, a una torre o a un grupo de unidades.
  • Cargos manuales para lo que no se repite, y pagos en efectivo o con depósito registrados con su comprobante.
  • Filtros por conciliados, pendientes y morosos, y búsqueda por unidad, nombre o referencia.
  • Exportación a CSV para tu contador.
Lo usa
Administración
Dónde
Backoffice
También en
App de residente
Pantalla «Finanzas y pagos» del backoffice: conciliado $5,000.00, por conciliar 1, unidades morosas 3 y pagos registrados 3; en la tabla, las cuotas de mantenimiento de C-1208 (Mariana Rentería, con tarjeta) y de C-201 (Ana Paula Rivas, con SPEI) conciliadas, y la de B-105 (Daniel Ochoa) pendiente, con el botón Conciliar; abajo, un depósito en garantía de C-1208 retenido.
Finanzas y pagos: $5,000.00 conciliados, un pago por conciliar y tres unidades morosas, con el estado de cada pago. Ver en grande la pantalla de finanzas y pagos

Recordatorios de cobranza

Los recordatorios de pago salen solos, antes y después del vencimiento.

Cada cargo tiene su fecha de vencimiento, y Otochi se la recuerda al residente: antes de que venza, el día que vence y después, mientras siga pendiente. Le llegan a su app, por WhatsApp y por correo.

En el día a día

Nadie manda mensajes de cobranza uno por uno ni lleva la cuenta de a quién ya se le recordó. Tú ves quién sigue debiendo; Otochi se encarga de recordárselo.

  • Antes del vencimiento, el día que vence y después, mientras el cargo siga pendiente.
  • En la app de residente, por WhatsApp y por correo, con el concepto y el monto de lo que debe.
  • Se configuran por condominio, junto con sus cuotas y sus recargos: cuándo salen y por qué canal.
  • En cuanto el pago entra y se concilia, los recordatorios de ese cargo se detienen. Quien domicilia, no los necesita.
  • Lo que sigue pendiente aparece en la caja «Morosidad» del dashboard: cada unidad, con lo que debe.
  • Si el reglamento lo marca, el recargo por adeudo se aplica solo.
Lo usa
AdministraciónResidente
Dónde
Backoffice
Caja Morosidad del dashboard del backoffice, abierta: $8,700.00 de adeudo en 3 unidades; C-1208 con $3,700.00 pendientes de pago, B-105 con $2,500.00 y C-1105 con $2,500.00.
La morosidad que persiguen los recordatorios: tres unidades y lo que debe cada una, en el dashboard.

Estados de cuenta

Cada unidad con su estado de cuenta, completo y siempre cuadrado.

El estado de cuenta de cada unidad junta sus cargos, sus pagos y sus recibos, desde el saldo con el que arrancó. El saldo no se captura a mano: sale de los cargos y los pagos, así que no hay forma de que no cuadre.

En el día a día

Cuando un residente te dice «yo ya pagué», abres su unidad y ahí está todo: qué se le cargó, qué pagó, cuándo y con qué. Y si cambia la administración, el historial se queda con el condominio.

  • Saldo inicial por unidad, con la fecha de origen de cada adeudo: el primer pago salda lo más viejo y la antigüedad no se reinicia al cambiarse a Otochi.
  • Cargos del periodo con su estado: por pagar, pagado o vencido.
  • Historial completo, para entregas de unidades y cambios de administración.
  • Estado de cuenta en PDF, para mandárselo por correo o WhatsApp a quien no usa la app.
  • Un recibo por cada pago, y CFDI cuando el régimen del condominio lo requiere.
Lo usa
AdministraciónResidente
Dónde
Backoffice
También en
App de residente
Estado de cuenta de la unidad C-1208 en la app de residente: $3,700.00 por pagar, con la cuota de mantenimiento de octubre 2026 ($2,500.00) y la cuota extraordinaria del fondo de obra ($1,200.00), que vencen el 12 de octubre, y los botones PDF y Pagar.
El estado de cuenta de C-1208
Detalle de un pago de $2,500.00 de la cuota de mantenimiento del mes anterior, recibido y conciliado: unidad C-1208, pagado con tarjeta el 13 de septiembre de 2026 a las 11:30, con su referencia, su folio de seguimiento y el botón para descargar el comprobante.
El recibo de un pago conciliado
Lo que ves de cada unidad en el backoffice es lo mismo que su residente ve en el teléfono.

Conciliación automática

Cada pago se identifica solo y cae en la unidad correcta.

Cada unidad tiene su referencia y su propia CLABE para el SPEI. Cuando entra un pago, Otochi lo reconoce, lo aplica a los cargos de esa unidad y le emite su recibo. Lo poco que no cuadra va a una bandeja de excepciones.

En el día a día

La conciliación deja de comerse la semana. Ya no cruzas el estado de cuenta del banco contra una lista de transferencias sin concepto: revisas solo las excepciones y las resuelves en un clic.

  • Referencia y CLABE por unidad: el SPEI se identifica aunque el residente no escriba nada en el concepto.
  • Los pagos con tarjeta y los domiciliados se concilian en cuanto se cobran.
  • Bandeja de excepciones para lo que no cuadra: un monto distinto, una referencia equivocada o un depósito sin identificar.
  • «Aprobar y conciliar» en un clic para los pagos que registras a mano.
  • El residente ve su pago como «Recibido y Conciliado», con su recibo.
  • Los pagos llegan directo a la cuenta del condominio, a través de Stripe Connect: Otochi no toca los fondos.
Lo usa
Administración
Dónde
Backoffice
También en
App de residente
Ventana Conciliar pago del backoffice: «Validar comprobante. Confirma que el depósito coincide con lo reportado. Al conciliar, el cargo asociado queda saldado»; unidad B-105 · Daniel Ochoa, concepto cuota de mantenimiento, referencia SPEI-884201 y monto reportado de $2,500.00, con los botones Rechazar y Aprobar y conciliar.
Lo poco que no se concilia solo se resuelve en un clic: el pago de B-105, contra su referencia.

Domiciliación

Las cuotas que se cobran solas cada mes.

El residente domicilia su cuota desde la app, con tarjeta o con su cuenta bancaria, y Otochi la cobra en cada vencimiento. Para ti es un pago más: llega, se concilia y deja su recibo.

En el día a día

Las unidades domiciliadas salen de la lista de recordatorios. Menos llamadas, menos recargos y una parte de la cobranza que ya sabes que va a llegar.

  • Ves qué unidades tienen la cuota domiciliada y cuáles pagan a mano.
  • El cargo se cobra en su vencimiento, sin que nadie tenga que mandarlo.
  • Cada cobro se concilia solo y le deja su recibo al residente.
  • El residente la activa o la quita desde su app; si la quita, vuelve a pagar a mano y le llegan sus recordatorios.
Lo usa
AdministraciónResidente
Dónde
Backoffice
También en
App de residente
Pantalla Pago recurrente de la app de residente: «Activa tu pago recurrente. Tu mantenimiento se cobra automáticamente cada mes»; en los detalles de la domiciliación, la cuota de mantenimiento, mensual el día 1, por un monto estimado de $2,500.00 y, como método de cobro, la Visa terminada en 4242, predeterminada, o una Mastercard.
Lo que el residente autoriza desde su app. En el backoffice, cada cobro llega conciliado y con su recibo.

Multas y recargos

Multas con su artículo, su evidencia y su revisión.

Publicas el reglamento del condominio y cada multa se levanta contra uno de sus artículos, con fotos y descripción. Pasa por tu revisión antes de llegar al estado de cuenta, y los recargos por adeudo se aplican solos, con las reglas del condominio.

En el día a día

Una multa deja de ser la palabra del guardia contra la del residente. Tiene artículo, evidencia, quién la levantó y quién la aprobó; el residente la paga o la apela desde su app, y tú resuelves la apelación con todo a la vista.

  • Reglamento editable, con el monto sugerido de cada artículo y su regla de reincidencia.
  • Multas con evidencia: fotos, descripción, unidad y quién la levantó, desde el backoffice o desde el lobby.
  • Revisión antes de cobrar, con su estado: por aprobar, por pagar, en apelación o pagada.
  • Recargos automáticos por adeudo, según lo que diga el reglamento.
  • Multas por exceso de resguardo de paquetes, que nacen en paquetería.
  • La multa aprobada llega al estado de cuenta como un cargo más, y se paga igual.
Lo usa
AdministraciónLobby o recepción
Dónde
Backoffice
También en
App de residente
Pantalla Multas del backoffice: 2 por aprobar, 0 en apelación, $480 por cobrar y $200 recaudados; en la pestaña Por aprobar, M-1043 «Uso indebido de cajones de estacionamiento», Art. 20, $400, de B-105 · Daniel Ochoa, levantada por el lobby el 8 oct 2026, y M-1044 «Ruido y horas de descanso», Art. 8, $500, de C-1105 · Luis Pérez, cada una con Aprobar y notificar o Rechazar; también las pestañas Por cobrar, Historial y Reglamento.
Las dos multas por aprobar, cada una con su artículo, su evidencia y quién la levantó. Ver en grande la pantalla de multas

Finanzas y comité

Cierra el mes con las cuentas claras, y a la vista.

Cobrar es la mitad de la historia. La otra mitad es en qué se gasta, y que el comité pueda verlo sin pedírtelo.

Finanzas del condominio

Ingresos, egresos y saldo del condominio, en un solo libro.

Finanzas lleva la contabilidad del condominio: lo que entra por cuotas, multas y amenidades, lo que sale a proveedores, servicios y nómina, y el saldo de cada cuenta bancaria. Cada movimiento se concilia igual que un pago.

En el día a día

Ya no hay una hoja para la cobranza, otra para los gastos y un estado de cuenta del banco que nadie cruza. Sabes cuánto hay en caja, qué está por pagar y en qué se fue el dinero, por categoría.

  • Ingresos y egresos por categoría, y el balance del periodo.
  • Las cuentas bancarias del condominio, con su saldo.
  • Requisiciones de pago a proveedores: se crean, se autorizan y se pagan, por torre o consolidadas.
  • Catálogo de proveedores y de los servicios que da cada uno.
  • Depósitos en garantía por mudanzas, obras o eventos: se retienen, se descuentan o se liberan.
Lo usa
AdministraciónComité o mesa directiva
Dónde
Backoffice
Pantalla Finanzas del condominio del backoffice, en la pestaña Movimientos: ingresos conciliados de $7,850, egresos conciliados de $58,600, el balance del periodo y $134,250 en caja; los ingresos por categoría (cuotas de mantenimiento, amenidades, multas y recargos) y los egresos por categoría (seguridad, nómina y servicios), y la lista de movimientos de octubre, cada uno con su categoría, su fecha, su monto y su estado.
Ingresos y egresos por categoría, el saldo en caja y cada movimiento con su estado. Ver en grande la pantalla de finanzas

Reportes

El reporte del mes, listo para la junta y la asamblea.

Eliges el mes y los módulos que quieres incluir, y Otochi arma el reporte operativo: en PDF, para presentarlo, o en CSV, para tu contador o tu hoja de cálculo.

En el día a día

El reporte del mes ya no es un fin de semana copiando cifras de cinco lugares. Sale de los mismos datos con los que trabajaste todo el mes, así que no hay dos versiones de la misma cuenta.

  • Reporte operativo mensual con los módulos que elijas: finanzas y pagos, bitácora de accesos y uso de amenidades.
  • En PDF, para la junta, o en CSV, para el contador.
  • Exportación de cada tabla del backoffice: pagos, bitácora de accesos y presencia.
  • El comité lo consulta desde su propio acceso, sin esperar a que se lo mandes.
Lo usa
AdministraciónComité o mesa directiva
Dónde
Backoffice
Ventana Generar reporte operativo del backoffice: mes a reportar, Octubre 2026; módulos a incluir: finanzas y pagos, bitácora de accesos y uso de amenidades, los tres marcados; formato PDF Documento (.pdf), y los botones Cancelar y Descargar.
«Generar reporte»: el mes, los módulos que entran y el formato, PDF o CSV.

Vista del comité

El comité ve las cuentas sin tener que pedírtelas.

El comité o la mesa directiva entra al backoffice con su propio acceso y ve las finanzas del condominio al día: ingresos, egresos, morosidad y reportes. Tú decides qué secciones ve y qué puede hacer en cada una.

En el día a día

Las dudas sobre una cuota o un gasto se resuelven viendo el movimiento y su comprobante, no esperando el PDF de fin de mes. Tú dejas de armar reportes a pedido, y el comité llega a la asamblea con los mismos números que tú.

  • Un acceso propio para cada integrante del comité, con permisos por sección.
  • Ingresos, egresos y balance del periodo, por categoría.
  • Morosidad por unidad: quién debe, cuánto y desde cuándo.
  • Requisiciones y pagos a proveedores, con quién los autorizó.
  • Los reportes del mes en PDF y CSV, listos para la asamblea.
  • Avisos y convocatorias publicados a nombre de la mesa directiva.
Lo usa
Comité o mesa directiva
Dónde
Backoffice
Pestaña Tesorería de las finanzas del condominio: la cuenta operativa con $185,000 y el fondo de reserva con $640,000 de saldo disponible; abajo, las requisiciones de pago: REQ-2041, reparación de elevador Torre A, $12,500, autorizada y por pagar; REQ-2040, vigilancia de septiembre, $32,000, solicitada, con los botones Autorizar y rechazar, y REQ-2039, limpieza de áreas comunes de septiembre, $14,800, pagada.
Las cuentas del condominio y las requisiciones de pago con su estado: lo que el comité consulta con su propio acceso. Ver en grande la tesorería del condominio

Comunicación y comunidad

Dile al condominio lo que pasa, y asegúrate de que se entere.

El grupo de WhatsApp sirve para platicar, no para avisar un corte de agua. En Otochi cada aviso llega a quien debe, con acuse, y lo que dura varios días se comunica en cadena hasta su cierre.

Avisos y comunicados

Avisos que llegan a quien deben, con reporte de lectura.

Publicas avisos para todo el condominio, una torre o un grupo de residentes, con adjuntos y vigencia. Llegan a la app de cada residente, por correo y por WhatsApp, y sabes cuántos los vieron.

En el día a día

Cuando alguien dice «nadie me avisó», abres el reporte de lectura. Y el mantenimiento de los elevadores de la Torre C ya no le llega a la Torre A.

  • Alcance por condominio, torre o segmento de residentes.
  • Tipo de aviso (importante, aviso o general) y su autor: la administración o la mesa directiva.
  • Adjuntos y vigencia: el aviso deja de mostrarse solo cuando vence.
  • Acuse «Enterado» del residente y reporte de lectura: «Visto por 112 de 120 (93 %) residentes».
  • Borradores para prepararlos con calma e historial de lo ya publicado.
Lo usa
AdministraciónComité o mesa directiva
Dónde
Backoffice
También en
App de residente
Avisos oficiales del backoffice, con 4 activos: «Mantenimiento de elevadores · Torre C» (importante, visto por 45 de 120 residentes, 37 %), «Limpieza profunda de la alberca» (visto por 112 de 120, 93 %), «Fumigación de áreas comunes» (visto por 88 de 120, 73 %) y «Asamblea de condóminos» (general), cada uno con su reporte de lectura.
Los cuatro avisos activos de Torre Alta Residencial, cada uno con cuántos residentes ya lo vieron. Ver en grande la pantalla de avisos

Comunicados en cadena programables

Un corte de agua no es un aviso. Es una cadena de comunicados.

Cuando pasa algo que dura (un corte de agua, un mantenimiento, una obra), Otochi arma la cadena completa: aviso inicial, actualizaciones, recordatorio y cierre. Cada eslabón trae un horario sugerido; lo programas, lo cambias o lo envías en ese momento.

En el día a día

Ya no se te olvida avisar que el agua volvió. El seguimiento queda programado desde el primer aviso, y el dashboard te recuerda los comunicados que salen hoy.

  • Una cadena por tipo de situación: aviso inicial, actualizaciones, recordatorio y cierre.
  • Horario sugerido para cada eslabón, y un calendario para programarlo cuando quieras.
  • Enviar ahora, cambiar la fecha o cancelar la programación de cualquier eslabón.
  • Canal y alcance de cada eslabón: notificación en la app o tablón de avisos, para todos los residentes o para una torre.
  • «Comunicados por enviar» en el dashboard, con el siguiente que sale.
Lo usa
Administración
Dónde
Backoffice
También en
App de residente
La cadena de comunicados del «Corte de agua no programado», en curso: la actualización ya está programada para el jueves 8 de octubre a las 13:30, con los botones Enviar ahora, Cambiar fecha y Cancelar programación; el recordatorio del tandeo de agua está pendiente, con el calendario de octubre de 2026 abierto para programarlo el viernes 9.
La cadena del corte de agua: la actualización ya programada y el recordatorio, con el calendario abierto. Ver en grande la cadena de comunicados

Comunidad

La vida del condominio, en un solo lugar y con seguimiento.

Comunidad junta los eventos del condominio, programados o no: un mantenimiento, una asamblea, un corte de agua. Cada uno tiene su estado, su detalle y su cadena de comunicados, y queda en el historial.

En el día a día

Lo que pasa en el condominio deja de vivir en el chat de la administración. Cualquiera de tu equipo sabe qué está en curso, qué viene y qué se le dijo a los residentes.

  • Eventos programados y no programados, por tipo: agua, luz, mantenimiento y más.
  • El estado de cada evento, de programado a en curso y a cerrado.
  • El avance de su cadena a la vista: «1/4 comunicados».
  • Historial de lo que pasó y de lo que se comunicó, para la siguiente vez.
Lo usa
Administración
Dónde
Backoffice
También en
App de residente
Pantalla Comunidad del backoffice: «Un evento no es un aviso suelto»; los eventos de Torre Alta Residencial: Corte de agua no programado, en curso, por una fuga en la cisterna principal, con 1 de 4 comunicados enviados, y Mantenimiento de subestación, programado, un corte eléctrico preventivo el próximo sábado de 10:00 a 14:00, con 0 de 4; cada uno con su botón Ver cadena, y el botón Nuevo evento.
Los eventos del condominio, cada uno con su cadena de comunicados y cuántos ya salieron. Ver en grande la pantalla de comunidad

Quejas y sugerencias

Cada queja con folio, estado y respuesta.

Los residentes levantan quejas y sugerencias desde su app, con fotos. En el backoffice cada una tiene su ficha, su estado (enviada, en revisión, resuelta o cerrada) y un hilo de comentarios con el residente.

En el día a día

La gotera del piso 4 ya no se reporta tres veces por tres canales distintos. Tiene un folio, un estado y una respuesta que el residente ve en su app en cuanto cambia.

  • Ficha con folio, unidad, categoría, detalle y fotos.
  • Estados: enviada, en revisión, resuelta o cerrada.
  • Hilo de comentarios entre la administración y el residente.
  • El residente ve cada cambio de estado en su app.
  • Las nuevas aparecen en el dashboard; si no hay ninguna, se quedan en «Al día».
Lo usa
Administración
Dónde
Backoffice
También en
App de residente
Pantalla Quejas y sugerencias del backoffice: 0 nuevas por atender, 1 en revisión y 1 resuelta; la queja Q-2418, «Gotera en el pasillo del piso 4», de mantenimiento y en revisión, de C-1208 · Mariana Rentería del 6 oct, con la respuesta «Se programó revisión de impermeabilización para esta semana» y el botón Responder y resolver.
La gotera que reportó Mariana desde su app, en revisión y con su respuesta. Ver en grande la pantalla de quejas

Concierge

Los proveedores de confianza del condominio, en la app de cada residente.

Armas la lista de proveedores recomendados cerca del condominio: el plomero, el electricista, el cerrajero. Cada residente la encuentra en su app, por categoría, para llamar o escribir en un toque.

En el día a día

El «¿alguien tiene un plomero?» deja de llegarte por WhatsApp. Los proveedores que ya conoces y que ya entraron al condominio quedan a la mano de todos.

  • Proveedores por categoría: hogar y mantenimiento, salud, comida a domicilio y más.
  • Con su giro, su dirección, su teléfono y su WhatsApp.
  • Los que tú recomiendas llevan la marca «Recomendado».
  • La lista es de cada condominio: tú decides quién aparece.
Lo usa
Administración
Dónde
Backoffice
También en
App de residente
Concierge en la app de residente, proveedores recomendados cerca: en Hogar y mantenimiento, Plomería de guardia, plomero, a 3 min, con la marca Recomendado; Electricista de la zona, a 6 min; Cerrajería del barrio, cerrajero de aperturas y duplicados, a 8 min, y Clima y ventilación, aire acondicionado, a 10 min; cada uno con sus botones para llamar, escribir por WhatsApp y copiar.
Así ve tu lista el residente, en su app.

Operación del edificio

Quién vive, quién está y qué llegó, sin preguntarle a la caseta.

Lo que registran la caseta y el lobby llega al backoffice en el momento. Y si tu equipo atiende la recepción, la consola de lobby se abre desde aquí mismo.

Conoce la consola de lobby

Directorio

Quién vive en cada unidad, con su hogar, sus cajones y sus vehículos.

El directorio guarda el expediente de cada unidad: sus residentes y su papel, los integrantes del hogar, los cajones, los vehículos con placa y foto, y las mascotas. Se busca por nombre, torre o departamento.

En el día a día

Cuando alguien llega a recepción preguntando por «la señora del 1208», o un coche se queda en doble fila, la respuesta está a una búsqueda. Y los datos los mantiene al día cada residente desde su app.

  • Búsqueda por nombre, torre o departamento, y filtro por tipo de residente.
  • Expediente por unidad: integrantes del hogar, cajones, vehículos y mascotas.
  • Vehículos con placa y foto, para que la caseta los reconozca.
  • Carga inicial desde una plantilla de Excel, con las unidades, sus indivisos y sus residentes.
  • Atención asistida desde el lobby o la recepción.
Lo usa
AdministraciónLobby o recepción
Dónde
Backoffice
También en
Consola de lobby
Directorio de residentes del backoffice, con los filtros todos, propietarios e inquilinos: Mariana Rentería (C-1208, propietaria, al corriente), Daniel Ochoa (B-105, propietario, moroso), Ana Paula Rivas (C-201, inquilina, al corriente), Roberto Sánchez (A-304, propietario, al corriente) y Luis Pérez (C-1105, inquilino, moroso), cada uno con su teléfono y el botón Ver perfil.
Quién vive en cada unidad, si es propietario o inquilino y si está al corriente. Ver en grande el directorio

Presencia

Quién está dentro del condominio, ahora mismo.

Presencia cruza las entradas y salidas de la caseta para mostrar quién está dentro en este momento: visitas, proveedores, servicios y personal, con la unidad a la que van y cuánto tiempo llevan.

En el día a día

En un simulacro, en una emergencia o ante la pregunta de siempre («¿ya se fue el técnico?»), no hay que revisar la libreta de la caseta. La lista está al día y se exporta en un clic.

  • Lista en tiempo real de quién está dentro, con unidad, tipo de visita y hora de entrada.
  • Permanencia de cada persona, para ver quién se quedó más de lo esperado.
  • Cierre de las estancias abiertas por la caseta, la administración o el sistema, con su motivo.
  • Presencia en amenidades: cuántas personas hay en cada espacio.
  • Exportación a CSV.
Lo usa
AdministraciónLobby o recepción
Dónde
Backoffice
Pantalla Presencia en tiempo real del backoffice: 4 adentro ahora, una tasa de cierre real del 96 % (26 de 27 con salida escaneada), 1 que excede su tiempo y 1 salida huérfana; el aviso de la estancia que supera el tiempo esperado, los filtros por torre y la lista: Jorge Ugarte, proveedor de C-1208, con el vehículo DEF-456-A desde las 10:48; el servicio de limpieza de áreas comunes desde las 06:30; un repartidor de paquetería de C-105 con 55 min, en ámbar, y Rosa Hernández, de servicios en C-1208, desde las 09:30; cada uno con su botón Cerrar.
Quién está adentro ahora, desde cuándo y quién ya se pasó de su tiempo. Ver en grande la pantalla de presencia

Bitácora de accesos

Cada entrada y cada salida, con quién la registró.

La bitácora junta todo lo que pasa por la caseta: visitas con QR, registros manuales, proveedores y personal, con placa, entrada, salida y permanencia. Se filtra por fecha, torre, tipo o placa, y se exporta.

En el día a día

Cuando hay que saber quién entró el sábado a la Torre B, ya no se hojea una libreta ilegible. Y la tasa de cierre te dice si la caseta registra las salidas, no solo las entradas.

  • Entradas, salidas y permanencia de cada acceso, con la unidad y el tipo de visita.
  • Cómo se registró y quién lo hizo: con QR o a mano, y por cuál guardia.
  • Placas de los vehículos que entran.
  • Tasa de cierre real y salidas huérfanas, para ver qué se quedó sin cerrar.
  • Filtros por fecha, torre, tipo o placa, y exportación.
  • Lo que la caseta registró sin conexión llega aquí sin duplicados en cuanto vuelve la señal.
Lo usa
Administración
Dónde
Backoffice
Bitácora de accesos: 31 registros, 4 adentro ahora, tasa de cierre real de 96 % y 1 cerrada por sistema; filtros por nombre, unidad, fecha y torre, y la tabla de hoy con Jorge Ugarte (proveedor de C-1208, placa DEF-456-A, 42 min), un repartidor de paquetería, una visita no identificada con salida huérfana, Rosa Hernández (servicios de C-1208, registrada con QR) y el servicio de limpieza de áreas comunes.
La bitácora de accesos: 31 registros, 4 personas adentro y 96 % de cierre real. Ver en grande la bitácora de accesos

Amenidades y reservas

El catálogo de amenidades y su operación, torre por torre.

Das de alta cada amenidad con sus espacios, aforo, horario y reglas, para todo el condominio o para una torre. Desde el backoffice ves qué se está usando ahora, las reservas que vienen y las que esperan tu validación.

En el día a día

La alberca se aparta desde la app, sin libreta de reservas ni dos familias con la misma hora. Tú solo validas lo que lo necesita, como el pago del apartado de un asador.

  • Catálogo por condominio y por torre: espacios con aforo, horario, duración y reglas de uso.
  • Modos de uso: exclusivo, aforo compartido o por turnos, y uso inmediato por orden de llegada.
  • Validación de reservas con pago: el horario queda apartado 24 h y, si nadie valida el pago, se libera solo y se avisa.
  • Espacios en uso, personas dentro, reservas próximas y cierre real de uso, por estación.
  • Mantenimiento recurrente o extraordinario, que bloquea el espacio mientras dura.
  • Reservar o registrar un uso desde el backoffice, a nombre de una unidad.
Lo usa
AdministraciónLobby o recepción
Dónde
Backoffice
Amenidades en operación, con la Torre B como estación: 4 espacios en uso, 7 personas dentro, 2 reservas próximas y 100 % de cierre real de uso; un pago por validar del asador grande de C-1105 (Luis Perez, viernes 9 de octubre de 13:30 a 18:30, $800, referencia SPEI, 24 h de apartado) con los botones Validar pago y Cancelar, y el catálogo de la torre: cancha de pádel y sala de cine, libres.
En operación: quién usa qué ahora y qué pago falta validar. Ver en grande la pantalla de amenidades en operación
Catálogo de amenidades del backoffice: 9 amenidades y 13 espacios reservables; la regla de apartado mientras se valida una transferencia (12, 24 o 48 h, o sin apartado); y cada amenidad con su torre, sus espacios, su aforo, sus bloques, su horario y su tope por unidad: la alberca de áreas generales (carriles de nado y chapoteadero), el gimnasio de la Torre C y la cancha de pádel de la Torre B, con los botones Configurar, Fuera de servicio, Extraordinario y Eliminar.
El catálogo: aforo, horarios, topes y costos de cada espacio. Ver en grande el catálogo de amenidades

Paquetería

Cada paquete en resguardo, con su plazo y su aviso.

La caseta o el lobby registran el paquete y Otochi le avisa al residente en ese momento. El resguardo tiene cupo y un plazo según el volumen; cuando vence, avisa de nuevo y, si el reglamento lo prevé, genera la multa.

En el día a día

Se acabó la bodega llena de cajas olvidadas y el «a mí no me llegó nada». Sabes qué hay en resguardo, de quién es, desde cuándo y qué ya venció.

  • Registro con unidad, residente, remitente y volumen: caja chica, caja grande o voluminoso.
  • Aviso al residente en su app y por WhatsApp.
  • Plazo de resguardo por volumen, con lo que está por vencer y lo vencido.
  • Avisos de multa y multa por exceso de resguardo, según el reglamento.
  • Entrega en un clic, con su registro.
Lo usa
AdministraciónLobby o recepciónCaseta
Dónde
Backoffice
Paquetería: 3 paquetes en caseta, 0 por vencer en 12 h y 1 vencido con multa; la tabla con una caja chica de tienda en línea para C-1208 (vence en 2 días), una caja grande de mensajería para B-105 (vencido hace 12 h, con el primer aviso enviado por WhatsApp), un paquete voluminoso para C-201 (vencido hace 2 días, con 2 avisos de multa) y una caja grande ya entregada, cada uno con los botones Editar y Entregar.
Paquetería: tres paquetes en caseta, uno de ellos vencido y con multa. Ver en grande la pantalla de paquetería

Configuración y control

Uno o varios condominios, y cada quien con su llave.

Lo que sostiene todo lo anterior: qué condominios llevas, qué módulos tiene cada uno y quién puede ver y hacer qué.

Multi-condominio

Todos tus condominios en una cuenta, cada uno con sus módulos.

Si administras varios condominios, cambias de uno a otro desde el mismo backoffice, sin cerrar sesión. Cada uno conserva sus datos, su comité, su personal y sus módulos, y nada se cruza entre ellos.

En el día a día

No más una cuenta por edificio, ni el riesgo de mandarle a una torre el aviso de otra. Y cada condominio activa solo los módulos que necesita: lo que no está activo no aparece en la app, en el backoffice ni en la caseta.

  • Selector de condominio: una cuenta, varias propiedades.
  • Datos aislados por condominio: lo de uno nunca aparece en otro.
  • Módulos por condominio, para arrancar con lo básico y sumar después.
  • Estructura a la medida: torres, calles o conjuntos, con sus unidades, cajones y bodegas.
  • Alta guiada con una plantilla de Excel (unidades, indivisos y residentes) y una invitación para cada persona.
  • El nombre y el logo de cada condominio en sus propias pantallas.
Lo usa
Administración
Dónde
Backoffice
Selector «Tus propiedades» abierto en el menú del backoffice: Torre Alta Residencial, el condominio actual, en CDMX · Del Valle, y Reforma Living, en CDMX · Cuauhtémoc, con la leyenda «Una cuenta, varias propiedades»; detrás, el dashboard de Torre Alta Residencial.
De un condominio a otro, con la misma cuenta: cada uno con sus módulos, sus datos y su equipo.

Roles, permisos y bitácora de cambios

Cada quien ve lo suyo, y todo cambio queda registrado.

Cada persona entra con su rol (administración, comité, lobby, caseta o residente) y ve solo las secciones que le tocan. Lo que se hace en el backoffice queda en la bitácora de cambios: quién lo hizo, qué cambió y cuándo.

En el día a día

El guardia no ve la cobranza, el comité consulta sin mover nada y, si algo cambió, sabes quién fue. Cuando alguien deja el equipo, se le quita el acceso y la historia se queda con el condominio.

  • Roles por persona: administración, comité o mesa directiva, lobby o recepción, caseta y residente.
  • Permisos por sección: el menú de cada rol muestra solo lo que le corresponde.
  • Una misma persona puede tener roles distintos en condominios distintos.
  • Bitácora de cambios: quién hizo qué, sobre qué unidad y cuándo.
  • Accesos por invitación: cada cuenta nace al aceptarla y se retira en un clic.
Lo usa
Administración
Dónde
Backoffice
Inicio del backoffice con la cuenta «Admin General · Acceso total»: el menú completo, de dashboard, consola de lobby, directorio, cuotas y pagos y finanzas hasta paquetería, presencia, bitácora de accesos, amenidades y catálogo de amenidades.
Administración, con acceso total: todo el menú.
Consola de lobby con la cuenta «Operador Lobby · Atención asistida»: un menú corto, con consola de lobby, directorio, quejas y sugerencias, multas, paquetería, presencia, bitácora de accesos y amenidades, sin cobranza ni finanzas.
El lobby, con su rol: solo lo de su turno, sin cobranza ni finanzas.

Sigue recorriendo

Las otras interfaces de Otochi

Lo que publicas o configuras en el backoffice aparece al momento en la app de cada residente y en la caseta.

Empieza por saber exactamente quién debe.

Te mostramos Otochi con un condominio de ejemplo y armamos contigo el arranque del tuyo.

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